Una experiencia de integración de registros de contenido en los catálogos automatizados: el proyecto Enrichment

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Esta comunicación versa sobre el proyecto Enrichment, el cual tiene como objetivo la integración de contenidos en los catálgos automatizados de la Biblioteca. Participan en el mismo 7 universidades del territorio nacional. El trabajo pasa revisa a

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    Una experiencia de integración de registros de contenido en los catálogos automatizados: el Proyecto Enrichment   ________   Ricardo González Castrillo Universidad Rey Juan Carlos En diciembre del año 2005 se constituyó un Equipo de Trabajo formado por siete universidades -que son las que figuran en esta diapositiva [DIAP. 1] - con el propósito de llevar a cabo un proyecto, conocido con el nombre de Proyecto Enrichment . Culminaba, de este modo, una larga etapa de gestación cuyos orígenes se remontan al mes de octubre del año 2003, con los primeros contactos mantenidos entre SIRSI-IBERIA -llamada hoy SIRSI-DYNIX, empresa que, como es sabido, comercializa en España el programa de gestión UNICORN-, determinados libreros especializados y la Universidad Rey Juan Carlos. Tiempo después, el proyecto era presentado en la asamblea anual del Grupo Español de Usuarios de Unicorn celebrada en Ávila en junio de 2004, y en los meses siguientes de nuevo volvió a hablarse del tema en diversos encuentros con los directivos de esa firma comercial. Por último, tras estos pasos previos brevemente comentados y que aparecen en esta otra diapositiva [DIAP. 2], se acordó desarrollar el proyecto en la reunión de Navidad del referido Grupo el pasado año, celebrada esta vez en Madrid, en la Universidad  Carlos III, lo que supuso de hecho su comienzo formal. En la reunión, la Univ. Rey Juan Carlos hizo una nueva presentación del mismo informando, entre otras cuestiones, del procedimiento experimental adoptado por ella para la integración de registros de contenido. Y a la vista de su experiencia, se acordó que dicha Universidad actuase como coordinadora de un Equipo de Trabajo constituido al efecto, el cual ha venido funcionando con regularidad desde entonces [DIAP. 3]. La primera tarea que tuvo que abordar el Equipo fue la de definir, siquiera someramente, en qué consistía el Proyecto Enrichment  y cuál era su propósito. Y en esta línea, se concluyó que básicamente su objetivo primordial había de consistir en la incorporación de ciertos contenidos a los registros bibliográficos del catálogo automatizado, con la finalidad de proporcionar al usuario, además de la información habitual de descripción y localización que facilita cualquier catálogo, otra adicional en la que se incluyeran la imagen de la cubierta  de la obra, el sumario  de la misma, y su tabla o índice . Así pues, son tres los contenidos que pueden aparecer añadidos a los registros catalográficos, de los cuales, casi siempre, están presentes la imagen de la cubierta  y el índice. Y, con menor frecuencia, el sumario.  Una vez definido el propósito principal del proyecto, el siguiente paso del Equipo consistió en elaborar un sistema de trabajo  común. Para ello, se concretaron, en primer lugar, las condiciones de participación  en el proyecto, para fijar luego los procesos  a seguir por sus miembros en la creación de registros de contenido, así como en la remisión de datos y en la corrección posterior de los mismos [DIAP. 4]. En el primer punto, las condiciones  se establecieron muy genéricas con el fin de permitir la incorporación al proyecto - 2 -  del mayor número posible de instituciones. Bien entendido que habían de cumplir, desde luego, un requisito imprescindible de carácter técnico: la utilización de UNICORN para la gestión bibliotecaria, con i-link, i-bistro, o alguna de sus variantes, como interfaz  del catálogo automatizado. Cabe recordar, a este respecto, que no todos los miembros del Grupo Español de Usuarios UNICORN cuentan en la actualidad con esta herramienta, si bien muchos tienen ya previsto adquirirla a corto plazo. Se estableció asimismo la obligatoriedad de que los integrantes del Equipo aportasen un mínimo de 20 registros mensuales a la base de datos común. Luego veremos, al comentar las estadísticas, que muchos han rebasado con creces esta cifra. Pero antes de continuar enumerando las restantes condiciones, las cuales, resumidas todas ellas, aparecen en esta diapositiva, quisiera hacer un inciso en la exposición para resaltar la expresión antes citada de base de datos común , porque precisamente es ésta una de las características más destacadas del proyecto, en cuanto está concebido como un verdadero proyecto cooperativo , en el que la información de contenidos generada por los miembros es compartida por todos ellos cuando existen registros bibliográficos coincidentes. Retomando de nuevo el apartado de las condiciones, pasamos a exponer las dos últimas establecidas por el Equipo con el carácter de recomendaciones a seguir. Y son, que los contenidos se hagan sobre obras editadas en castellano o en cualquiera de las lenguas oficiales del Estado español, y que la selección se realice, preferentemente, entre obras de reciente aparición en nuestro mercado editorial. Ambas condiciones encierran gran importancia y están plenamente justificadas dado que la empresa SIRSI-DYNIX comercializa desde hace tiempo lo que podríamos llamar un enrichment - 3 -  inglés , es decir, los contenidos de libros vertidos al inglés, publicados principalmente en Estados Unidos y en Gran Bretaña. Es lógico, pues, que teniendo cubierto ya los escritos en ese idioma, nuestro enrichment español  aspire a hacer lo propio con los libros de esta lengua. El requerimiento referente a comenzar por las novedades parece ser también adecuado y conveniente. Sin embargo, al tratarse sólo de una recomendación como hemos apuntado, cada miembro ha optado por seguir su propio criterio. Y así, algunos han decidido trabajar sobre colecciones retrospectivas, o bien sobre materias o autores concretos. [DIAP. 5] La etapa siguiente consistió en fijar un procedimiento de trabajo  que fuese similar para los partícipes en el proyecto, cuyos rasgos más sobresalientes pueden observarse en esta otra diapositiva. El carácter cooperativo del mismo, ya resaltado, exigía disponer primeramente de una aplicación que pudiera advertir a los miembros, de forma inmediata, acerca de los registros de contenidos ya creados. A este respecto, quizá pudiera pensarse que la simple consulta de los catálogos bastaría para resolver esta cuestión. Y en verdad esto es cierto, pero tratándose sólo de registros cuya carga esté completada. Es decir, no es válido para los que se hallen en curso de preparación. De no hallar una solución, podría darse el caso de que varias universidades estuvieran haciendo al mismo tiempo un registro de contenido idéntico, con la consiguiente duplicidad de trabajo y los inconvenientes para su integración posterior. Por tal motivo, el Equipo hubo de adoptar una herramienta adicional que permitiera averiguar este dato antes de iniciar el trabajo. Y así creó una base de datos de ISBN  que, mantenida por la Univ. Rey Juan Carlos y alimentada por las demás, informaba de esta cuestión. Su - 4 -  manejo es muy sencillo y proporciona una información de nivel básico pero suficiente. Por lo tanto, la primera operación a realizar consiste precisamente en acceder a dicha base de datos e introducir en ella el ISBN de la obra seleccionada. De no existir el código numérico, se añade éste a la base datos  junto con los relativos a la universidad que lo introduce, así como la fecha y hora en que se realiza esta incorporación. Completada esta etapa, comienza el verdadero proceso de creación de registros de contenidos. La información de cada obra se agrupa en un fichero de texto plano convenido con la empresa SIRSI-DYNIX [DIAP. 6], un ejemplo del cual puede verse en esta imagen. Contiene cinco campos por libro - ISBN , título , autor  , sumario  e índice  o tabla de contenido - que han de ser cumplimentados eliminando el que no conste. Ninguno de estos campos se considera obligatorio, excepción hecha del primero de ellos –el ISBN - por ser el que establece el vínculo del registro de contenido con el asiento del catálogo. Los campos de título  y de autor   se utilizan exclusivamente para identificar los contenidos de las obras y facilitar, al mismo tiempo, las tareas ulteriores de revisión pero no rectifican, en ningún caso, las etiquetas del formato catalográfico. Los de sumario e índice  son, pues, en realidad los que se añaden a la entrada del catálogo como información adicional. Con referencia exclusiva a estos dos últimos campos, insistimos en que las etiquetas de identificación summary  o toc  deben ser suprimidas, como ya hemos dicho, cuando no contengan datos –caso frecuente en el primero, e improbable en el segundo- ya que, de no hacerlo así, aparecería el campo en blanco en el catálogo. En el proceso de creación de contenidos, como apoyo al mismo, se emplean con asiduidad escáneres que contribuyen a agilizar esta labor. No - 5 -
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