Guide de Mise en Œuvre Du 5S-Kaizen Dans Un Établissement de Santé

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Document relatif au management de la qualité

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    Guide de mise en œuvre du 5S -Kaizen dans un établissement de santé Abdelilah Sefrioui AXE RH Avec le soutien technique et financier de l’Agence Japonaise de Coopération Internationale  Guide de mise en œuvre du 5S -Kaizen dans un établissement de santé 1 Table des matières   Préface ....................................................................................................................................... 3   Remerciements ......................................................................................................................... 4   Liste des abréviations ............................................................................................................... 5   Introduction .............................................................................................................................. 6   01.   Pourquoi ce guide ? ............................................................................................................................... 6   02.   Objectif et contenu du guide .................................................................................................................. 6   Comprendre le contexte et l'intérêt d'utiliser les 5S-Kaizen ................................................ 7   03.   Connaitre l’historique et le succès des 5S -Kaizen dans le monde ......................................................... 7   04.   Identifier les éléments de contexte national qui justifient la pertinence de l’utilisation de l’approche 5S-Kaizen. .......................................................................................................................................................... 9   05.   Comprendre l'approche générale d'amélioration continue adoptée par le Ministère de la Santé ......... 10   06.   Connaître les bonnes pratiques d'utilisation des 5S dans les entreprises marocaines. ......................... 11   07.   Connaître les succès obtenus et les enseignements des régions pilotes du 5S Kaizen ......................... 11   08.   Connaître les bénéfices des 5S-Kaizen pour l'agent de santé .............................................................. 12   09.   Connaître les avantages des 5S-Kaizen pour le système de santé ....................................................... 13   10.   Connaître l’intérêt des 5S -Kaizen pour l'usager des services de santé ................................................ 14   Se préparer avant de se lancer dans l'action ....................................................................... 15   11.   Savoir expliquer les 5S ........................................................................................................................ 15   12.   Savoir argumenter pour la mise en place d'un projet 5S ...................................................................... 16   13.   Connaitre les différents outils des 5S .................................................................................................. 17   14.   Savoir répondre aux objections ........................................................................................................... 18   15.   Connaître les différents domaines de mesure et d'impact des 5S......................................................... 19   16.   Définir des indicateurs spécifiques aux 5S .......................................................................................... 19   17.   Connaître les types de résistances et de difficultés au démarrage ....................................................... 20   18.   Gérer le changement ............................................................................................................................ 21   19.   S'assurer des prérequis ......................................................................................................................... 22   20.Prévoir le financement des actions d'amélioration en préparant une estimation des besoins nécessaires................................................................................................................................................... 23   Mettre en œuvre les 5S  ........................................................................................................... 24   21.   Connaitre les différentes étapes de mise en œuvre et leurs durées approximatives  ............................. 24   22.   Mettre en place l’organisation appropriée  ........................................................................................... 25   23.   Former les membres des instances de management de la qualité et de l’amélioration continue au niveau régional. ................................................................................................................................................ 26   24.   Faire l’analyse de la situation de référence avant le démarrage d’un site 5S  ....................................... 27   25.   Choisir le site pilote ............................................................................................................................. 28   26.   Désigner l’animateur du cercle d’amélioration de la Qualité .............................................................. 29   27.   Constituer le Cercle d’Amélioration de la Qualité et former ses membres  ......................................... 29   28.   Organiser la réunion de démarrage ...................................................................................................... 30   29.   Mettre en œuvre le Seiri  (Supprimer l'inutile) ..................................................................................... 32   30.   Mettre en œuvre le Seiton  (Ranger chaque chose à sa place pour faciliter son utilisation) ................. 33   31.   Mettre en œuvre le Seiso (Nettoyer et éliminer les causes de salissures)  ............................................ 35   32.   Mettre en œuvre le Seiketsu (Conserver en ordre et propre).  .............................................................. 37   33.   Mettre en œuvre le Shitsuke (Etre rigoureux, appliquer les 4S précédents, les maintenir dans le temps et progresser). ................................................................................................................................................... 38   34.   Étendre les 5S au-delà du site pilote. ................................................................................................... 39   Superviser les sites 5S ............................................................................................................ 40   35.   Intégrer le suivi de l'avancement dans les activités ordinaires de supervision. .................................... 40   36.   Connaître les différents types de mesure des progrès des chantiers 5S. .............................................. 41    Guide de mise en œuvre du 5S -Kaizen dans un établissement de santé 2 37.   Utiliser les photographies comme support de visualisation d'une mesure. .......................................... 41   38.   Vérifier l’avancement du projet.  .......................................................................................................... 43   39.   Savoir conduire des audits ................................................................................................................... 44   Organiser les espaces visuellement ....................................................................................... 45   40.   Connaître la variété des formes et des supports de communication visuelle. ...................................... 45   41.   Structurer, harmoniser et actualiser la communication visuel ............................................................. 46   Évaluer l'impact d'un chantier 5S ........................................................................................ 48   42.   Exprimer les progrès par des mesures factuelles. ................................................................................ 49   43.   Distinguer entre dimensions quantitatives et dimensions qualitatives ................................................. 49   44.   Mesurer l’écart par rapport à la situation antérieure dans le site. ........................................................ 50   45.   Célébrer les réussites et récompenser les succès ................................................................................. 50   46.   Documenter les bonnes pratiques ........................................................................................................ 50   Aller plus loin que le 5S, avec le Kaizen. .............................................................................. 51   47.   Définir le Kaizen et connaître ses srcines et ses principes. ................................................................ 51   48.   Connaître les différents types de gaspillages. ...................................................................................... 53   49.   Identifier les différents types de Kaizen .............................................................................................. 55   50.   Connaître les étapes et les outils Kaizen. ............................................................................................. 56   51.   Mettre en œuvre le Kaizen  ................................................................................................................... 58   Utiliser les acquis du 5S-Kaizen pour concourir pour l'obtention du concours qualité. . 61   52.   Comprendre les principes et les étapes du Concours Qualité. ............................................................. 61   53.   Identifier la relation entre les 5S-Kaizen et le Concours Qualité. ........................................................ 62   54.   Conduire une auto-évaluation. ............................................................................................................. 63   55.   Se préparer à l’audit  ............................................................................................................................. 63   56.   Elaborer un plan d’amélioration continue de votre établissement  ....................................................... 63   Utiliser les acquis du 5S-Kaizen pour postuler à l'accréditation ....................................... 64   57.   Connaitre les étapes du processus d’accréditation  ............................................................................... 64   58.   Identifier la contribution potentielle du 5S à la conformité aux références d’accréditation  ................ 64   Utiliser les modèles de documents ......................................................................................... 67   59.   Outil n° 1 : Grille d'analyse de la situation de référence avant le démarrage d'un site 5S-Kaizen ...... 67   60.   Outil n° 2 : Planning des activités 5S .................................................................................................. 68   61.   Outil n° 3 : Liste type des moyens nécessaires pour préparer la journée du « grand nettoyage » ...... 69   62.   Outil n° 4 : Check-list avant journée du « grand nettoyage » .............................................................. 70   63.   Outil n° 5 : Check-list pendant journée du « grand nettoyage » .......................................................... 71   64.   Outil n° 6 : Check-list après journée du « grand nettoyage » .............................................................. 72   65.   Outil n° 7 : Check-list d'aide au tri du grand débarras ......................................................................... 73   66.   Outil n° 10 : Photo avant-après ............................................................................................................ 74   Références bibliographiques ................................................................................................. 75    Guide de mise en œuvre du 5S -Kaizen dans un établissement de santé 3 Préface Les 5S et le Kaizen sont aujourd’hui reconnus par tous, comme étant une approche d’amélioration continue destinée à tout type d’organisation.  Les expériences nationales, les efforts de la JICA entrepris dans le cadre du programme Asia-Africa Knowledge Co-creation Program (AAKCP) et les expériences conduites, à titre pilote, à Salé et à Sidi Kacem (avec le soutien technique et financier de la JICA) ont montré l’intérêt  particulier de cette approche pour améliorer la qualité des soins et des services rendus aux usagers des établissements de santé 1 . Ce guide qui porte sur la manière de Déployer les 5S-Kaizen dans un établissement de santé  est un autre exemple d’initiative  conjointe entre Le Ministère de la Santé et la JICA, de renforcement des capacités des différents acteurs. Il est conçu pour les managers, les chefs de projets 5S-Kaizen et les acteurs de terrain. Il s’inspire des meilleures pratiques dans le monde et de celles expérimentées à Salé et à Sidi Kacem.  Nous sommes convaincus que la large utilisation de ce guide peut contribuer à la diffusion des connaissances, à l’approfondissement des compéten ces et aider à la conduite du déploiement des 5S-Kaizen et au-delà dans la mise en œuvre de la TQM , qui a pour objectif la qualité totale grâce à :    la réduction des gaspillages,    l'excellence dans la gestion,    l’optimisation du temps de travail et des con ditions de travail,    l'amélioration constante des prestations de soins. 1    Nous utilisons la notion d’ établissement de santé pour désigner les structures hospitalières, les centres de santé, les dispensaires, les centres de référence, les centres de diagnostic, etc.
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