CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS DE LA COMMISSION SPÉCIALE SUR LE FONCTIONNEMENT PRATIQUE DE LA CONVENTION APOSTILLE. (6 au 9 novembre 2012) * * *

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APOSTILLE novembre / November 2012 CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS DE LA COMMISSION SPÉCIALE SUR LE FONCTIONNEMENT PRATIQUE DE LA CONVENTION APOSTILLE (6 au 9 novembre 2012) * * * CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS

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APOSTILLE novembre / November 2012 CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS DE LA COMMISSION SPÉCIALE SUR LE FONCTIONNEMENT PRATIQUE DE LA CONVENTION APOSTILLE (6 au 9 novembre 2012) * * * CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS OF THE SPECIAL COMMISSION ON THE PRACTICAL OPERATION OF THE APOSTILLE CONVENTION (6-9 November 2012) Permanent Bureau Bureau Permanent 6, Scheveningseweg 2517 KT The Hague La Haye The Netherlands Pays-Bas telephone téléphone +31 (70) fax télécopieur +31 (70) courriel website site internet CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS DE LA COMMISSION SPÉCIALE SUR LE FONCTIONNEMENT PRATIQUE DE LA CONVENTION APOSTILLE (6 au 9 novembre 2012) * * * CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS OF THE SPECIAL COMMISSION ON THE PRACTICAL OPERATION OF THE APOSTILLE CONVENTION (6-9 November 2012) Conclusions et Recommandations de la Commission spéciale sur le fonctionnement pratique de la Convention Apostille (6 au 9 novembre 2012) Une réunion de la Commission spéciale (CS), consacrée au fonctionnement pratique de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l exigence de la légalisation des actes publics étrangers (ci-après la Convention Apostille ou la Convention), s est tenue à La Haye du 6 au 9 novembre Le fonctionnement pratique de la Convention a déjà été examiné lors des réunions de 2003 et 2009 de la Commission spéciale, également consacrées à d autres Conventions de La Haye. Il s agit ici de la première réunion exclusivement dédiée à l examen de la Convention Apostille. 162 participants désignés par 75 États et Organisations internationales 1 y ont pris part. Étaient présents des experts désignés par 45 Membres de la Conférence de La Haye de droit international privé et par des États parties à la Convention ; des observateurs venus d États non contractants envisageant activement d y adhérer et d Organisations internationales intéressées ; et des membres et consultants du Bureau Permanent. La CS a adopté à l unanimité les Conclusions et Recommandations suivantes. Le point sur la Convention Apostille État présent de la Convention Apostille 1. La CS note avec grande satisfaction que la Convention compte actuellement 104 États contractants, ce qui est considérable à l échelle du monde. De toutes les Conventions adoptées sous les auspices de la Conférence de La Haye de droit international privé, c est celle qui attire le plus grand nombre de ratifications et d adhésions. C est aussi la Convention de La Haye la plus largement utilisée dans la mesure où des millions d Apostilles sont émises et acceptées chaque année. La CS réaffirme l efficacité de la Convention et l absence d obstacles majeurs à son fonctionnement pratique. 2. La CS félicite les neuf États devenus contractants depuis sa dernière réunion en Elle continue de recommander aux États parties de promouvoir la Convention auprès d autres États, et encourage les États membres de la Conférence qui ne sont pas encore Parties à la Convention à envisager activement de le devenir. Étant donné que la Convention Apostille facilite la circulation des actes publics nécessaires dans le cadre de la procédure d adoption internationale, les États parties à la Convention de La Haye de 1993 sur l adoption internationale sont invités à devenir Parties à la Convention Apostille si ce n est pas déjà le cas. 3. La CS reconnaît également les progrès remarquables accomplis depuis 2009 s agissant de la mise en œuvre du Programme Apostille électronique (e-app), qui renforcent le fonctionnement efficace et sûr de la Convention. Dans le monde, plus de 150 Autorités compétentes de 15 États contractants ont à ce jour mis en œuvre l une au moins des composantes de l e-app. L Apostille, un outil facilitant le commerce international et l investissement à l étranger 4. La CS note avec grande satisfaction que d autres organisations internationales, dont la Banque mondiale et la Chambre de commerce internationale, reconnaissent l importance et l efficacité de la Convention pour la promotion et le développement du commerce 1 Notamment les Membres de la Conférence de La Haye de droit international privé suivants : Afrique du Sud, Allemagne, Argentine, Australie, Autriche, Belgique, Brésil, Canada, Chili, Chine (République populaire de), Chypre, Costa Rica, Équateur, Espagne, États-Unis d Amérique, Fédération de Russie, Finlande, France, Géorgie, Hongrie, Inde, Israël, Japon, Lettonie, Luxembourg, Mexique, Nouvelle-Zélande, Paraguay, Pays-Bas, Pérou, Philippines, République de Corée, République tchèque, Roumanie, Serbie, Slovaquie, Slovénie, Sri Lanka, Suède, Suisse, Turquie, Ukraine, Union européenne, Uruguay et Venezuela ; les États contractants non Membres suivants : Azerbaïdjan, Colombie, El Salvador, Honduras, Mongolie, Namibie, Oman, République dominicaine et République de Moldova ; les États intéressés suivants : Algérie, Bahreïn, Bolivie, Burkina Faso, Burundi, Cuba, Guatemala, Iran, Nicaragua, Nigéria, Pakistan, Rwanda, Viet Nam et Zambie ; et les Organisations internationales intéressées suivantes : Collège des Notaires d Australie et de Nouvelle-Zélande (ANZCN), Banque mondiale, Commission internationale de l état civil (CIEC), International Criminal Police Organization (ICPO-INTERPOL), Office européen des brevets (OEB), Union internationale des huissiers de justice (UIHJ) et United Kingdom and Ireland Notarial Forum (UKINF). 4 international et exhortent les États qui ne l ont pas encore fait à adhérer à la Convention. Mise en œuvre des Conclusions et Recommandations (C&R) de la réunion de La CS se réjouit de la finalisation du projet de Manuel sur le fonctionnement pratique de la Convention Apostille, préparé par le Bureau Permanent avec le précieux concours d un Groupe d experts dans le but d aider les Autorités compétentes dans l accomplissement des tâches qui leur incombent en vertu de la Convention. Elle souligne également que le projet de Manuel a conduit à l élaboration et à la publication de deux autres outils s adressant chacun à un public spécifique : l ABC de l Apostille, visant le grand public, et le Guide succinct de mise en œuvre, destiné aux autorités des États envisageant d adhérer à la Convention. 6. En passant en revue les C&R de la réunion de 2009, la CS remarque : a. qu elles fournissent une orientation claire sur les thèmes à l étude et les mesures devant être prises par les États contractants et par le Bureau Permanent en vue de soutenir les progrès qui continuent à être réalisés dans le cadre de la mise en œuvre et du fonctionnement de la Convention ; b. que le Bureau Permanent a rempli en tous points le mandat qui lui a été confié lors de la réunion de 2009, y compris concernant la mise en œuvre d un système automatisé générant des alertes par courriel lors du dépôt d instruments d adhésion et lorsque de nouvelles dates d entrée en vigueur sont insérées sur le site web de la Conférence (état présent) ; c. l utilité pratique des informations sollicitées en 2009 et fournies par les États contractants. 7. La CS note que certains États qui s étaient opposés à l adhésion d autres États ont retiré leurs objections depuis la réunion de 2009 et continue à encourager ceux qui les ont maintenues à vérifier si les conditions d un retrait sont remplies. L «Espace Apostille» du site web de la Conférence de La Haye 8. La CS se félicite de la nouvelle présentation de l «Espace Apostille», où des informations complémentaires ont été ajoutées. Cet Espace reste une ressource particulièrement utile. La CS note que cet Espace spécialisé est la page la plus visitée du site web de la Conférence. Elle note en outre combien il est important que les États parties transmettent régulièrement au Bureau Permanent toute information nouvelle concernant leurs Autorités compétentes. Développements régionaux 9. La CS apprend que l Union européenne envisage de supprimer les exigences d authentification des actes publics entre ses États membres et que l Association des nations de l Asie du Sud-Est (ANASE) examine actuellement les moyens de simplifier les exigences d authentification des actes publics (légalisation), soit par l adhésion à la Convention, soit par la conclusion d un accord régional inspiré par la Convention. Par l intermédiaire de l un de ses États membres, l ANASE a demandé au Bureau Permanent de fournir une assistance technique à cet égard. 10. La CS relève l influence importante de la Convention en Amérique latine, où plusieurs organisations d intégration régionale (notamment le Mercosur et ses États associés, ainsi que le Système d intégration centraméricain (SICA)) travaillent en vue d utiliser la Convention comme outil unique facilitant la circulation des actes publics aux niveaux régional et mondial. À ce sujet, la CS note avec satisfaction l entrée en vigueur de la Convention dans quatre nouveaux États d Amérique latine depuis 2009, son entrée en vigueur prochaine dans un autre État de la région, et les efforts mis en œuvre par les autres États non contractants en vue d une éventuelle adhésion. Plusieurs de ces États mettent en exergue l utilité du soutien apporté par le Bureau Permanent et son Bureau régional en Amérique latine, qui facilite l analyse de la situation au regard de la Convention et la mise en œuvre de cette dernière. 5 11. La CS se réjouit de l ouverture officielle prochaine du Bureau régional Asie Pacifique de la Conférence de La Haye de droit international privé, dans la Région administrative spéciale de Hong Kong de la République populaire de Chine, et encourage les Bureaux régionaux Amérique latine et Asie Pacifique à proposer leur soutien dans leurs régions respectives en vue d aider les États contractants à mettre en œuvre la Convention et les États non contractants à devenir Parties. Applicabilité de la Convention Le concept d «acte public» 12. La CS rappelle et réaffirme les C&R Nos 72 à 75 de la réunion de 2009 : «La CS note que la nature publique d un acte doit être déterminée selon le droit de l État d origine. Gardant à l esprit l objectif de la Convention, la CS suggère aux États parties de donner une interprétation large à la catégorie des actes publics. La CS rappelle l extrait du Rapport explicatif aux termes duquel [t]ous les délégués étaient d accord pour admettre que la légalisation devait être supprimée pour tous les actes autres que les actes sous seing privé. La CS rappelle enfin que la liste d actes publics figurant à l article premier n est pas exhaustive.» «La CS observe que le droit national de l un des États prévoit que les photocopies simples de documents administratifs sont considérées comme des actes publics aux fins de la Convention si certaines conditions juridiques sont remplies.» «En ce qui concerne les copies certifiées conformes, la CS constate que les États parties adoptent des approches différentes dans les situations suivantes : (i) (ii) Lorsqu une copie certifiée conforme est délivrée par l autorité qui a émis l original, certains États considèrent cette copie comme un double original (duplicata) tandis que d autres la considèrent comme une copie certifiée conforme. Dans le premier cas, l Apostille porte sur l authenticité de l acte original, dans le second, elle porte sur l authenticité du certificat. Lorsqu une copie certifiée conforme est émise par une tierce partie (par ex. un notaire), la plupart des États considèrent le certificat comme l acte public à apostiller ; cependant certains États permettent l émission d Apostilles portant sur le document copié lui-même. Ces différences ne semblent toutefois pas poser de problèmes en pratique.» «La CS relève qu il appartient à l État d origine de déterminer qui est autorisé à émettre des actes publics. La CS relève que les traductions et les documents médicaux entrent dans le champ d application de la Convention s ils sont émis par une personne à laquelle le droit confère le pouvoir d émettre des actes publics.» 13. La CS rappelle l effet limité d une Apostille, qui authentifie l origine de l acte public sousjacent et non son contenu. 14. L État de destination ne peut refuser de donner effet à une Apostille au seul motif qu il ne considère pas que le document sous-jacent soit un acte public. Cependant, même si le droit de l État d origine détermine la nature publique d un document, c est le droit de l État de destination qui régit l admissibilité et la valeur probante de l acte dans cet État. Documents exclus 15. La CS confirme à nouveau que les exceptions prévues à l Article 1(3) a) et b) doivent être interprétées de manière restrictive. À ce sujet, elle constate que certains États émettent des Apostilles pour des actes tels que des licences d import / export, des certificats médicaux et des certificats d origine. Tout en reconnaissant que cette pratique soulève une question liée au champ d application de la Convention et non à la nature publique de l acte, la CS encourage les États à accepter autant que possible les Apostilles émises pour ces documents même si eux-mêmes n auraient pas émis d Apostilles pour ce type de document. 6 Demandes d extradition 16. Reconnaissant que la Convention est applicable aux demandes d extradition, la CS recommande au Bureau Permanent de poursuivre le dialogue avec INTERPOL et d autres organismes chargés de l application de la loi afin d examiner les articulations possibles entre l application de la Convention Apostille, y compris l e-app, et la transmission et l exécution rapides et sûres des demandes d extradition. Actes établis par des Organisations internationales 17. La CS constate que l authentification des actes établis par des Organisations internationales continue à poser des difficultés pratiques et apprend que les documents établis par l Organisation européenne des brevets et par l Union européenne sont à l origine de problèmes inquiétants. Elle recommande au Bureau Permanent de poursuivre l étude des questions soulevées, dans la mesure où elles ont trait à la possible application de la Convention Apostille à ces documents, et de suggérer des solutions. Parmi les solutions envisageables figure la possibilité d élaborer un Protocole à la Convention, qui serait conçu pour permettre aux Organisations internationales d émettre des Apostilles pour leurs documents. Fonctionnement de la Convention Décentralisation des services proposés par les Autorités compétentes 18. La CS reconnaît les efforts déployés par les États contractants en vue de faciliter l accès du public aux services d Apostille. À cet égard, elle se réjouit des efforts visant à décentraliser la prestation de ces services et encourage cette approche. Ces efforts se sont révélés utiles afin d accroître l efficacité dans le cadre de la prestation des services tout en amoindrissant les inconvénients pour le public. Procédure en une étape 19. La CS réaffirme la C&R No 79 de la CS de 2009 : «La CS invite les États parties à informer le Bureau Permanent de leur procédure d émission d Apostilles, en lui précisant en particulier si des certifications intermédiaires sont nécessaires à cette émission (procédure en une ou en plusieurs étapes). Rappelant que l objectif de la Convention est la simplification du processus d authentification, la CS invite les États parties à envisager la suppression des obstacles superflus à l émission d Apostilles tout en assurant l intégrité des authentifications.» Modèles multilingues d Apostilles 20. La CS salue l élaboration par le Bureau Permanent des Modèles multilingues d Apostilles et encourage les Autorités compétentes à s en servir. Elle encourage également les États contractants à incorporer leur(s) propre(s) langue(s) au Modèle multilingue d Apostille et à partager ce Modèle personnalisé avec le Bureau Permanent. Remplir les dix rubriques requises 21. La CS insiste sur l importance de renseigner les dix rubriques requises pour chaque Apostille. Aucune rubrique ne devrait être laissée en blanc. Lorsqu une rubrique est sans objet, cela devrait être indiqué par la mention «néant» ou «sans objet». Loi régissant la signature des Apostilles 22. Reconnaissant la variété des moyens utilisés pour l apposition de la signature sur les Apostilles (papier et électroniques), la CS affirme le principe selon lequel la validité de la signature est déterminée par le droit applicable de l Autorité compétente qui émet l Apostille. Mentions supplémentaires 23. La CS note qu il est utile d ajouter des mentions sur l Apostille, hors de la zone contenant les dix rubriques requises. Toutefois, ces mentions ne devraient pas affecter l intégrité des rubriques (par ex., sur une Apostille dont le cadre est représenté, ces 7 mentions ne devraient pas être insérées à l intérieur du cadre). La CS reconnaît que de nombreux États ont tiré parti de ces mentions afin de mettre l accent sur l effet limité de l Apostille ou d orienter les porteurs d une Apostille vers l e-registre de l Autorité compétente. À la demande de la CS, le Bureau Permanent a rédigé et publié des modèles de mentions à cette fin, toutefois la CS reconnaît que les États sont libres d utiliser ces mentions lorsqu ils le jugent nécessaire en vue de fournir des éclaircissements concernant les Apostilles qu ils émettent (par ex., lorsqu une Apostille est apposée sur une copie certifiée conforme, ils peuvent ajouter des mentions servant à indiquer si l Apostille a trait à la signature figurant sur le certificat ou à celle de la copie sous-jacente). Les États sont encouragés à faire part au Bureau Permanent des mentions qu ils comptent ajouter. Moyens permettant de détecter les altérations 24. La CS rappelle et réaffirme la C&R No 91 de la réunion de 2009, qui constate la diversité des méthodes utilisées pour apposer les Apostilles, et encourage l utilisation de moyens permettant de déceler toute tentative d altération de l Apostille. Obligation de mettre en place et de tenir un Registre 25. La CS rappelle que l article 7 de la Convention impose à chaque Autorité compétente de mettre en place et de tenir un Registre d Apostilles contenant les informations prescrites par l article. La CS reconnaît qu il est utile de tenir un e-registre consultable en ligne afin de permettre aux destinataires de vérifier que l Apostille a été émise. Obligation de prévenir la légalisation lorsque la Convention s applique 26. La CS réaffirme qu exiger une légalisation au lieu d une Apostille et exiger la légalisation d une Apostille sont des pratiques contraires aux articles 3 et 5 de la Convention. Elle rappelle aux États parties leur obligation en vertu de l article 9 de prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter que leurs agents diplomatiques ou consulaires ne procèdent à des légalisations dans les cas où la présente Convention en prescrit la dispense. Demandes de confirmation présentant les procédures d émission 27. La CS s inquiète des rapports des Autorités compétentes auxquelles d autres États contractants ou leurs agents diplomatiques ou consulaires ont demandé de confirmer les procédures d émission ou de fournir des échantillons de signatures. La CS recommande vivement aux Autorités compétentes de ne pas accéder à ces demandes et de les signaler au Bureau Permanent. Ce dernier a élaboré et publié des formules types dont les Autorités compétentes peuvent s inspirer pour répondre. Le Programme Apostille électronique (e-app) 28. La CS reconnaît l intérêt de l e-app en tant qu outil performant pour améliorer l'efficacité et la sécurité du fonctionnement de la Convention et note avec satisfaction la poursuite de sa mise en œuvre et l utilisation de plus en plus répandue des e-apostilles et e- Registres. La CS salue les efforts déployés par un certain nombre d États qui sont activement engagés dans le processus de mise en œuvre de l une au moins des composantes de l e-app et encourage vivement les autres États contractants qui ne l ont pas encore fait à envisager activement de suivre cette voie. La CS encourage la poursuite des échanges d informations entre les États concernant la mise en œuvre de l e-app, en particulier à l occasio
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