Caisse Cashmag DOCUMENTATION UTILISATEUR - VERSION 5.0 GERALD CARIGAND

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Caisse Cashmag DOCUMENTATION UTILISATEUR - VERSION 5.0 GERALD CARIGAND SOMMAIRE 2/100 TABLE DES MATIERES 1 Utilisation de la caisse enregistreuse Installation, Création d un compte et Mises à

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Caisse Cashmag DOCUMENTATION UTILISATEUR - VERSION 5.0 GERALD CARIGAND SOMMAIRE 2/100 TABLE DES MATIERES 1 Utilisation de la caisse enregistreuse Installation, Création d un compte et Mises à jour de l application... 9 Installation de l application... 9 Création d un compte... 9 Mises à jour de l application Se connecter Première connexion Connexion Déconnexion Identification de l utilisateur Identification de l utilisateur sur la caisse Changement d utilisateur sur la caisse Ouverture et clôture de caisse Ouverture de caisse Clôture de caisse Saisie et encaissement d'un ticket Saisie d un nouveau ticket Encaissement rapide Encaissement multiple Utilisation de codes barres Gestion des tickets en attente Mise en attente d un ticket Reprise d un ticket Ajout d'informations note (Table, couverts, commentaire, client) Ajout d une information à l ouverture d un nouveau ticket Ajout d un commentaire sur le ticket Associer un client à votre vente Modification du détail d'un ticket avant encaissement Modification du mode de règlement après encaissement Modification sur le service en cours Modification sur un service clôturé Annulation - Extourne d'un ticket encaissé Modification sur le service en cours Modification sur un service clôturé Utilisation des avoirs tickets restaurant Utilisation des avoirs Contrôle automatique des avoirs Historique Cas spécifiques Gestion des offerts et remises Offrir un produit Appliquer une remise Gestion du fonds de caisse Activation et configuration du fonds de caisse /100 Ouverture de caisse Mouvements de caisse Edition du journal de caisse Consultation / Editions statistiques Général Palmarès des ventes Graphiques Historique factures Edition d un duplicata facture Edition d un justificatif ou d une note de frais Effectuer une modification sur l encaissement Effectuer une extourne/annulation de facture Contacter le support Traçage des actions utilisateur Synchronisation des données Configuration de la caisse Gestion des produits Création d un produit Archivage / Suppression d un produit Produits favoris Gestion des formules / forfaits Création d une formule Archivage / Suppression d une formule Formules favoris Gestion des rubriques de produits Création d une rubrique Archivage / Suppression d une rubrique Rubriques favoris Gestion des regroupements / Taux TVA Configuration des taux de TVA Création d un regroupement Suppression d un regroupement Gestion des modes de vente Création d un mode de vente Archivage / Suppression d un mode de vente Gestion des modes de règlement Activation d un mode de règlement Création d un mode de règlement Suppression d un mode de règlement Mode de règlement favoris Gestion des avoirs titres restaurant Configuration et paramétrages Gestion des utilisateurs Création d un profil utilisateur Création d un utilisateur Gestion des codes barres /100 Associer un code barre à un produit Gestion des informations de note Création d une information note Archivage / Suppression d une information note Gestion des clients Créer un nouveau client Désassocier un client d un ticket Gestion des informations personnelles Compléter ou modifier les informations personnelles Gestion des paramètres Général Fonds de caisse Prise de note Impression des factures Impression des préparations Flash Info Impression automatique Tiroir caisse Utilisation de l espace de gestion (Backoffice) Connexion et Déconnexion Connexion Déconnexion Tableau de bord Configuration de l affichage Statistiques disponibles sur le Tableau de bord Journal de ventes Statistiques produits Statistiques rubriques Historique client Exports des ventes au format Excel ou PDF Exports comptables Contactez le support Configuration de l espace de gestion (Backoffice) Paramètres généraux Gestion des établissements / points de vente / appareils Créer un nouvel établissement Supprimer un établissement Créer un point de vente Supprimer un point de vente Associer une caisse à un point de vente Assistant de création produits Création de produits par l assistant Création de produits (Saisie express!) Création de produits par la saisie express Gestion des produits Création d un produit /100 Archivage / Suppression d un produit Gestion des formules / forfaits Création d une formule Archivage / Suppression d une formule Gestion des rubriques de vente Création d une rubrique Archivage / Suppression d une rubrique Gestion des regroupements / Taux TVA Configuration des taux de TVA Création d un regroupement Suppression d un regroupement Gestion des modes de vente Création d un mode de vente Archivage / Suppression d un mode de vente Gestion des modes de règlement Création d un mode de règlement Suppression d un mode de règlement Configuration et Historique des avoirs tickets restaurant Configuration et paramétrages Historique Gestion des utilisateurs Création d un profil utilisateur Création d un utilisateur Gestion des clients Créer un nouveau client Supprimer un client Créer un nouveau groupe client Supprimer un groupe client Gestion des exports comptables Configuration des exports comptables Configuration à distance des caisses Général Fonds de caisse Prise de note Impression des factures Impression des préparations Flash Info Impression automatique Tiroir caisse Suppression d un appareil depuis le Backoffice Matériel Imprimantes Ethernet Imprimantes Ethernet supportées : Configuration de l imprimante Ethernet : Imprimantes Bluetooth Imprimantes Bluetooth supportées : /100 Configuration de l imprimante : Imprimantes Série Imprimantes Série supportées : Configuration de l imprimante : Lecteur codes barres USB Lecteurs USB supportés : Configuration de la douchette : Lecteurs codes barres Bluetooth Douchette / Scanner Bluetooth supportés : Configuration de la douchette : Afficheurs clients Afficheurs clients supportés : Configuration de l afficheur : Tiroirs caisse Appareil à carte bancaire (TPE) Configuration de l appareil à carte bancaire : Options Spécifiques Gestion des comptes et cartes prépayées Configuration et paramètrages Utilisation Historique Gestion des mode self - Cartes Prépayées en points Configuration et paramètrages Utilisation Historique Annexes Annexe 1 Configuration de la douchette Oxhoo BC Annexe 2 Configuration douchette Inateck BSCT /100 CAISSE ENREGISTREUSE 8/100 1 UTILISATION DE LA CAISSE ENREGISTREUSE 1.1 Installation, Création d un compte et Mises à jour de l application Installation de l application Depuis votre appareil Android disposant du Google Playstore : 1. Depuis l écran principal, cliquez Playstore. 2. Recherchez Cashmag. 3. Cliquez sur Installer, puis patientez pendant le téléchargement et l installation. 4. Vérifiez que les mises à jour soient automatiques en cliquant sur les trois petits points en haut à droite de l écran et en cochant la case Mise à jour auto. 5. Cliquez sur Ouvrir et Autoriser. L accès aux fichiers de votre appareil vous est demandé afin que Cashmag puisse stocker les données d encaissement sur le stockage local de votre appareil. L application Cashmag est maintenant correctement installée. Passez maintenant à la création de votre compte ou bien si votre inscription a déjà été faite depuis notre site internet passez au chapitre 1.2 Se connecter. Création d un compte Depuis votre appareil Android : 1. Ouvrez l application Cashmag. 2. Cliquez sur «Pas de compte? Inscrivez vous!». 3. Indiquez une adresse valide, un mot de passe et cliquez sur Je m inscris. 4. Sélection de l activité, des produits types seront créés pour vous permettre de débuter directement l expérience de facturation. 5. Information personnelles (Dénomination, nom de famille, prénom, téléphone etc ) dans le but de compléter automatiquement les informations qui apparaitrons sur votre ticket de caisse. 6. Mot de passe administrateur, ce mot de passe est celui de l utilisateur principal, il a tous les accès au logiciel. Définissez-le et ne l oubliez pas! (Vous pourrez le modifier par la suite dans la gestion des utilisateurs) 7. Validez. Une fois ces informations complétées, l application démarrera et vous pourrez commencer à encaisser vos premiers clients. Quelques produits en lien avec votre activité ont déjà été créé pour vous, libre à vous ensuite de les modifier ou d en créer de nouveau. Pour en savoir plus rendez vous au chapitre Gestion des produits. Depuis le site internet Cashmag : 1. Ouvrez le navigateur internet de votre ordinateur et rendez-vous sur 2. Cliquez sur Commencer. 9/100 3. Indiquez une adresse valide, un mot de passe et cliquez sur Créer mon compte. 4. Renseignez de nouveau vos identifiants pour vous connecter. 5. Sélection de l activité, des produits types seront créés pour vous permettre de débuter directement l expérience de facturation. 6. Information personnelles (Dénomination, nom de famille, prénom, téléphone etc ) dans le but de compléter automatiquement les informations qui apparaitrons sur votre ticket de caisse. 7. Validez. Une fois ces informations complétées, l assistant de création de produits se lance et vous permet en quelques clics d ajouter tous vos produits. Pour en savoir plus au sujet de l assistant rendez-vous au chapitre Assistant de création produits. Mises à jour de l application Depuis votre appareil Android : 1. Ouvrez l application Cashmag. 2. Depuis votre écran principal, Cliquez sur Mise à jour, au centre de l écran. La mise à jour s effectue et l application redémarre avec les dernières nouveautés. 1.2 Se connecter Après avoir installé l application sur votre appareil Android, il vous suffit d indiquer votre identifiant de connexion, qui correspond en général à votre adresse mail ainsi que votre mot de passe. Première connexion Lors de la première connexion, l application vous demandera de compléter les informations suivantes : Sélection de l activité, des produits types seront créés pour vous permettre de débuter directement l expérience de facturation. Information personnelles (Dénomination, nom de famille, prénom, téléphone etc ) dans le but de compléter automatiquement les informations qui apparaitrons sur votre ticket de caisse. Mot de passe administrateur, ce mot de passe est celui de l utilisateur principal, il a tous les accès au logiciel. Définissez-le et ne l oubliez pas! (Vous pourrez le modifier par la suite dans la gestion des utilisateurs) Une fois ces informations complétées, l application démarrera et vous pourrez commencer à encaisser vos premiers clients. Quelques produits en lien avec votre activité ont déjà été créé pour vous, libre à vous ensuite de les modifier ou d en créer de nouveau. Pour en savoir plus rendez vous au chapitre Gestion des produits. 10/100 Connexion Lancez simplement l application de caisse et complétez vos identifiants de connexion, validez. Vous êtes maintenant connecté et pouvez commencer à travailler. Déconnexion Pour déconnecter votre compte de l application, il vous faut dans un premier temps vous assurer que tous vos encaissements sont bien terminés et que votre service est bien clôturé. Ensuite vous devez cliquer sur les trois points en haut à droite de l écran principal, puis sur Déconnexion. 1.3 Identification de l utilisateur La gestion des utilisateurs peut être pratique dans plusieurs cas. Si vous désirez limiter l accès à certaines fonctionnalités à vos employés ou encore avoir des statistiques de vente par utilisateur alors vous devez mettre en place la gestion des utilisateurs. Créez des profils utilisateur et définissez des autorisations en fonction du poste de vos employés (manager, vendeur, serveur, équipier, direction ). Affectez ensuite le bon profil au bon utilisateur. Pour savoir comment configurer les profils utilisateurs et les utilisateurs rendez-vous au chapitre 2.9 Gestion des utilisateurs. La gestion des utilisateurs reste une option non obligatoire que vous pouvez choisir de mettre en place ou non. Identification de l utilisateur sur la caisse Les utilisateurs peuvent s identifier directement depuis l écran principal de la caisse. 1. Depuis l écran principal, saisissez votre mot de passe. 2. Cliquez sur valider. Vous êtes maintenant identifié sur la caisse et votre nom apparaît sur l écran principal. Changement d utilisateur sur la caisse 1. Depuis l écran principal, cliquez sur le nom de l utilisateur identifié. 2. Saisissez votre mot de passe. 3. Cliquez sur valider. Vous êtes maintenant identifié sur la caisse et votre nom apparaît sur l écran principal. Astuce : Lorsqu un utilisateur n a pas le droit d accéder à une fonctionnalité de la caisse, un mot de passe lui est demandé afin d autoriser l action. Uniquement un utilisateur possédant 11/100 les droits pour accéder à cette fonction pourra valider et autoriser l utilisateur identifié à accéder à celle-ci. 1.4 Ouverture et clôture de caisse Ouverture de caisse Ouvrir votre caisse est rapide et simple : 1. Cliquez sur Ouvrir caisse. 2. Indiquez la date. 3. Validez. Astuce : Votre caisse vous offre la possibilité de gérer autant de services que souhaité, pratique si vous êtes restaurateur! Lorsque le premier service est clôturé, si vous ouvrez un second service celui-ci prendra automatiquement le numéro suivant. Vous tenez une boutique ou un autre commerce et ne gérez pas de services, n ouvrez que le premier service! Clôture de caisse La clôture de caisse est tout aussi simple : 1. Depuis l écran principal, cliquez sur Clôturer caisse 2. Choisissez l une des deux options : Clôturer le service : Cette option vous permet de clôturer le service si votre journée n est pas terminée. Vous pouvez ensuite de nouveau Ouvrir la caisse pour un second service. Clôturer la journée : Cette option vous permet de clôturer définitivement votre journée. La synchronisation de vos données s effectue et votre caisse vous affiche vos résultats journaliers que vous pouvez soit imprimer soit envoyer par mail. Astuce : Si vous désirez le détail complet de vos factures, cette option est paramétrable depuis le menu Paramètres en haut à droite de l écran principal. 1.5 Saisie et encaissement d'un ticket Saisie d un nouveau ticket Tout commence ici! Voyons ensemble la procédure à suivre. 1. Sélectionnez le mode de vente en bas de l écran principal de la caisse. Un nouveau ticket s ouvre alors. 12/100 2. Sélectionnez la rubrique du produit puis le ou les produits. Les produits apparaissent au fur et à mesure sur le détail de la note. Encaissement rapide Vous décidez d encaisser rapidement votre client sans plus attendre. Sélectionnez directement le mode de règlement en haut de l écran. Le ticket est alors complètement encaissé à l aide du mode de règlement sélectionné. Encaissement multiple Votre client décide de vous payer avec plusieurs modes de règlements. 1. Cliquez sur Facturer, l écran d encaissement apparaît alors. 2. Sélectionnez le premier mode de règlement, indiquez le montant puis validez. Le mode de règlement apparaît alors sur la partie droite de l écran ainsi que le solde du ticket. 3. Sélectionnez ensuite le second mode de règlement, indiquez le montant et validez. Lorsque l encaissement est terminé, le ticket est complètement encaissé et disparaît. Vous pouvez le retrouver depuis l écran principal dans l historique ticket. 1.6 Utilisation de codes-barres Rien de plus simple, ouvrez un nouveau ticket et scannez directement un produit ou une carte client. Votre application de caisse Android reconnaitra alors automatiquement le produit ou le client et l ajoutera à votre ticket. Si le code barre n existe pas, la caisse vous propose différents choix : Créer un produit Vous permet à partir du ticket en-cours et sans retourner dans la partie configuration de créer votre produit en quelques clics. Une fois celui-ci créé, il est automatiquement ajouté au ticket en cours. Mettre à jour un produit Vous permet à partir du ticket en-cours d ajouter le code barre scanné à un produit déjà existant. Sélectionnez alors à l écran le produit, celui-ci se voit affecté le code barre scanné et est ajouté automatiquement à votre ticket. Créer un client Vous permet à partir du ticket en-cours et sans retourner dans la partie configuration de créer votre client en quelques clics. Une fois celui-ci créé, il est automatiquement ajouté au ticket en cours. Mettre à jour un client Vous permet à partir du ticket en-cours d ajouter le code barre scanné à un client déjà existant. Sélectionnez alors à l écran le client, celui-ci se voit affecté le code barre scanné et est ajouté automatiquement à votre ticket. 13/100 Impossible de lire le code barre? Votre code barre est abîmé ou illisible par votre douchette? Pas de panique! Cliquez sur Code Barre en haut de votre écran et saisissez manuellement le code barre à l aide de votre clavier. Validez et le tour est joué! Scannez les tickets restaurant! Depuis l écran d encaissement, scannez les tickets restaurant, ceux-ci sont ensuite ajoutés automatiquement à votre ticket! Pour savoir comment configurer les codes-barres rendez-vous au chapitre Gestion des codesbarres. 1.7 Gestion des tickets en attente Votre client ne vous règle pas tout de suite? Aucun souci, votre caisse enregistreuse vous permet de mettre un ou plusieurs tickets en attente et de les reprendre à tout moment. Mise en attente d un ticket 1. Sélectionnez le mode de vente en bas de l écran principal de la caisse. Un nouveau ticket s ouvre alors. 2. Sélectionnez la rubrique du produit puis le ou les produits. Les produits apparaissent au fur et à mesure sur le détail de la note. 3. Cliquez sur la touche Mémo afin de mettre en attente votre ticket. Le ticket est alors mis en attente et apparaît sur l écran principal de votre caisse. Astuce : Ajoutez un commentaire à votre ticket afin de le retrouver plus facilement. Reprise d un ticket Depuis l écran principal, la liste des tickets en attente apparaît classée par mode de vente. 1. Depuis l écran principal, repérez le ticket que vous souhaitez reprendre et sélectionnez-le. 2. Reprenez là ou vous vous étiez arrêté, terminer votre encaissement ou ajoutez de nouveau produits au ticket avant de le remettre en attente. Astuce : Pour afficher les tickets en attente d'un autre mode de vente, faites glisser l'écran principal vers la droite ou vers la gauche. 14/100 1.8 Ajout d'informations note (Table, couverts, commentaire, client) Parfois vous aimeriez ajouter des informations à votre ticket, comme des commentaires, un numéro de table, un nombre de couverts, un numéro de commande ou encore le nom de votre client, afin de pouvoir retrouver facilement une commande ou obtenir des statistiques détaillées par service, par couvert ou table. Tout cela est possible! Voyons ensemble comment utiliser les infos notes. Ajout d une information à l ouverture d un nouveau ticket En fonction du paramétrage défini sur les infos notes, vous avez la possibilité de définir qu à l ouverture d un nouveau ticket ces informations vous soient demandées automatiquement. 1. Ouvrez un nouveau ticket en sélectionnant le mode de vente souhaité. 2. Renseignez les informations demandées et validez. Si vous décidez de mettre le ticket en attente, les infos notes apparaîtront sur le ticket en attente depuis l écran principal. Astuce : Vous pouvez retrouver les informations renseignées et les modifier en cliquant sur Informations en haut à droite de l'écran ticket. Astuce 2 : Certaines informations peuvent être obligatoire à l'ouverture d'un nouveau ticket, comme le nombre de couverts par exemple. Dans ce cas la fenêtre info note ne pourra être validée qu'après avoir complété ces informations. Ajout d un commentaire sur le ticket Si aucune information n a été renseignée à l ouverture du ticket vous pouvez y revenir par la suite. 1. Un nouveau ticket a été ouvert en sélectionnant le mode de vente souhaité. 2. Cliquez sur information en haut à droite de l écran. 3. Renseignez le commentaire et validez. Si vous décidez de mettre le ticket en attente, le commentaire apparaîtra sur le ticket en attente depuis l écran principal. Astuce : Ce commentaire peut être imprimé s
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