AMBRE Version 5.0 Saisie des annexes du Compte Administratif PDF

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AMBRE Version 5.0 Saisie des annexes du Compte Administratif 2017 (*) : Annexes courantes À partir du menu «Saisie des annexes» / «Annexes M » : 1. «Sommaire» (*) «Informations générales»

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AMBRE Version 5.0 Saisie des annexes du Compte Administratif 2017 (*) : Annexes courantes À partir du menu «Saisie des annexes» / «Annexes M » : 1. «Sommaire» (*) «Informations générales» (*) «Etat de la dette», «Dettes sur créances» et «Etat des emprunts garantis» - Annexes A2.1, A2.3 et A2.4 (*) Autres dettes sur créances» - Annexe A «Instruments de couverture du Risque financier» - Annexe A «Crédit de trésorerie» - Annexe A «Répartition de l encours de dette (typologie)» - Annexe A2.8 (*) «Ratio d endettement» - Annexe B1.2 (*) «Méthodes utilisées» - Annexe A3 (*) «Provisions constituées» - Annexe A4 et A «Etats de ventilation des dépenses et recettes des services assujettis à TVA» - Annexe A7.2.1 et A «Répartition de la TEOM» (Fonctionnement / Investissement) - Annexe A «Charges transférées» - Annexe A «Emplois des crédits communautaires (fonds européens)» - Annexe A «Etat des travaux en régie» - Annexe A «Contrat de Crédit Bail» - Annexe B «Contrat de partenariat public-privé» - Annexe B «Engagements reçus et donnés» - Annexe B1.6 et B «Subventions versées» - Annexe B1.7 (*) «Situation des autorisations» - Annexe B2.1 et B «Recettes grevées d une affectation spéciale» - Annexe B «Etat du personnel» - Annexe C1.1 (*) «Action de formation des élus» - Annexe C «Organismes pour engagement financier» - Annexe C «Organismes de regroupement» - Annexe C3.1 (*) «Etablissements publics créés, services individualisés, services assujettis à la TVA» - Annexe C3.2, C3.3 et C «Présentation agrégée» - Annexe C3.5 (*) «Identification des flux croisés» - Annexe C3.6 (*) «Taux de contributions directes» - Annexe D (*) «Arrêté et Signatures» - Annexe D2 (*) Page : 1 / 33 Menu «Saisie des annexes» Sélectionner «Annexes M » Collectivité utilisant RUBIS Collectivité n utilisant pas RUBIS Les collectivités ayant Rubis ne verront pas les annexes correspondantes aux états de la dette car les emprunts seront récupérés automatiquement de Rubis. Par contre, pour les collectivités n utilisant pas Rubis, il faudra compléter manuellement les annexes suivantes : Etat de la dette - Dettes sur créances (si nécessaire) - Etat des emprunts garantis (si nécessaire). Si un dossier budgétaire dématérialisé comporte de la dette, il doit impérativement utiliser Rubis. Quand les emprunts ne proviennent pas de Rubis, une erreur métier est produite invitant l'utilisateur à contrôler les annexes de la dette. Dans ce contexte, le scellement du flux ne pourra être automatique. Page : 2 / 33 La case à cocher Traitée permet d enregistrer que la saisie est terminée. Ainsi, quand cette case est cochée, une coche s'affiche devant le menu de l'annexe correspondante dans le menu principal. Les boutons et permettent de passer d'une annexe à l'autre. Page : 3 / 33 1. «Sommaire» (*) Onglet «Sommaire» Onglet «Annexes» Vous avez la possibilité de paginer le sommaire et les annexes Si vous voulez apporter des modifications dans le sommaire, utilisez les boutons Vous pouvez récupérer le sommaire standard en allant dans le menu «Traitements» ou en cliquant sur le bouton. L onglet «Annexes» permet de cocher les annexes «Sans objet», cela correspond à ceux que vous ne voulez pas joindre, et par conséquent ceux que vous n éditerez pas Nous vous conseillons fortement d éditer l intégralité des annexes. Les annexes non remplies auront la mention «néant» Le bouton permet depuis la saisie de l annexe, de lancer l écran de l édition officielle et de n éditer que cette annexe. Page : 4 / 33 2. «Informations générales» (*) Onglet «Statistiques et fiscales» Onglet «Financières (Ratios)» Onglet «Statistiques et fiscales» Saisir, vérifier ou modifier les informations statistiques Saisir, vérifier ou modifier les informations fiscales N-2 Onglet «Financières (Ratios)» Aller dans le menu «Traitements» Sélectionner «Calculer les ratios» Page : 5 / 33 3. «Etat de la dette», «Dettes sur créances» et «Etat des emprunts garantis» - Annexes A2.1, A2.3 et A2.4 (*) Ces annexes sont à compléter manuellement uniquement par les collectivités n utilisant pas Rubis et ayant des emprunts, des dettes sur créances ou des emprunts garantis. (Si un dossier budgétaire dématérialisé comporte de la dette, il doit impérativement utiliser Rubis. Quand les emprunts ne proviennent pas de Rubis, une erreur métier est produite invitant l'utilisateur à contrôler les annexes de la dette. Dans ce contexte, le scellement du flux ne pourra être automatique. Vérifier les emprunts déjà présents et modifier les si nécessaire Ajouter les emprunts contractés en 2017 Page : 6 / 33 4. Autres dettes sur créances» - Annexe A2.2 Cela concerne les dettes issues des engagements juridiques pris, autres que ceux destinés à financer la prise en charge d un emprunt. Cette annexe liste les dettes ne résultant pas d un emprunt auprès d un organisme financier : Les dettes concernant les subventions d équipement que la collectivité s est engagée à régler sur plusieurs annuités Les règlements de travaux engagés et prévus sur plusieurs années Les participations au capital d une SEM Les dettes contractées pour une location vente ou location acquisition Autres dettes Compléter le tableau si nécessaire Valider vos saisies Page : 7 / 33 5. «Instruments de couverture du Risque financier» - Annexe A2.6 Cette annexe concerne les emprunts à taux variable contractés par une collectivité liés à des indices financiers tels que EONIA, EURIBOR ou à une devise étrangère hors de la zone EUROS et dont le taux de change peut fluctuer. Les charges sont comptabilisées au compte 668. Les produits sont comptabilisés au compte 768. Saisir les informations demandées 6. «Crédit de trésorerie» - Annexe A2.7 Cette annexe recense les demandes d autorisations de lignes de trésorerie par l Assemblée délibérante. Ces crédits de trésorerie sont des facilités accordées par des organismes financiers pour couvrir des besoins de trésorerie à très court terme. Compléter les informations demandées Page : 8 / 33 7. «Répartition de l encours de dette (typologie)» - Annexe A2.8 (*) Cette annexe a pour but de présenter la répartition de l encours de la dette selon la typologie élaborée par la «Charte de bonne conduite», dite Gissler. Aller dans le menu «Traitements» Sélectionner «Récupération des informations du logiciel Rubis» ou utiliser le bouton Pour que ce traitement fonctionne correctement il faut renseigner pour chaque emprunt saisi dans Rubis, les champs «Structure» et «Index lié». (Cf. 2.3 p.14 de la documentation CA 2017) Valider. Page : 9 / 33 Page : 10 / 33 Si les champs «Structure» et «Index lié» n ont pas été renseignés sur tous les emprunts, une fenêtre s affiche au moment où l on demande la récupération des informations. 8. «Ratio d endettement» - Annexe B1.2 (*) Aller dans le menu «Traitements» Sélectionner «Récupération des informations du logiciel de la dette (Rubis)» Ou cliquer sur le bouton. Confirmer. Valider. Page : 11 / 33 9. «Méthodes utilisées» - Annexe A3 (*) Cette annexe concerne les collectivités qui gèrent les amortissements et qui utilisent ou non le logiciel Ivoire. Vous devez saisir : La date de la délibération Montant des biens de faible valeur Pour les collectivités qui amortissent mais qui n utilisent pas Ivoire, vous devez saisir : La «Procédure d amortissement» Les «Catégories des biens» amortis La «Durée» d amortissement par catégorie Pour les collectivités qui amortissent et qui utilisent Ivoire : Aller dans le menu «Traitements» Sélectionner «Récupérer les informations à partir du logiciel des immobilisations (Ivoire)» Les boutons et permettent de modifier les saisies ou bien la récupération provenant d Ivoire. Page : 12 / 33 10. «Provisions constituées» - Annexe A4 et A5 Les provisions sont la conséquence du principe budgétaire de prudence. Cette annexe récapitule les provisions pour risques et charges que la collectivité a constituées et a mentionnées sur son budget primitif 2017 en fonction de la méthode utilisée : Provision budgétaire (méthode sur option opération d ordre à passer par l ordonnateur Comptes 6815 et 15 ) Provision semi-budgétaire (méthode de droit commun opération d ordre semi-budgétaire Compte 6815) La méthode utilisée doit être votée à chaque début de mandat municipal. Onglet «Provisions budgétaires» Onglet «Provisions semi-budgétaires» En fonction de la méthode adoptée, compléter les informations demandées dans l onglet correspondant Page : 13 / 33 11. «Etats de ventilation des dépenses et recettes des services assujettis à TVA» - Annexe A7.2.1 et A7.2.2 Les annexes A7.2.1 et A7.2.2 qui sont les états de ventilation des dépenses et recettes des services assujettis à TVA en fonctionnement et investissement ont été ajoutées. Ces annexes sont dématérialisables pour le CA M14. Fonctionnement : Les annexes sont à renseigner en Fonctionnement et en Investissement. Chaque annexe est à renseigner en Dépenses et en Recettes. Le bouton permet d afficher la liste des pièces assujetties à la TVA. Investissement : Les lignes qui apparaissent dans chacun des 4 écrans, sont reprises de Corail. Ces dépenses et recettes sont relatives à des services assujettis à la TVA qui ne feraient pas l objet d un budget distinct. Ce menu permet d alimenter la colonne «Assujettis TVA». Page : 14 / 33 12. «Répartition de la TEOM» (Fonctionnement / Investissement) - Annexe A7.3 Cette annexe a pour objectif d assurer une information claire du coût du service d enlèvement des ordures ménagères rendu aux contribuables. Il résume l ensemble des recettes et dépenses relatives à la TEOM (Taxe d Enlèvement des Ordures Ménagères) sous forme synthétique. Il est obligatoire pour les collectivités, telles que les communes, les communautés de communes, les communautés d agglomération, les syndicats intercommunaux ou mixtes etc : de plus de habitants assurant la responsabilité de la collecte des ordures ménagères et éventuellement leur traitement. Fonctionnement : Pour la section de fonctionnement, vous pouvez choisir son sens («Dépenses» / «Recettes») et saisir les réalisations concernant la TEOM sur les articles concernés qui sont présentés sous forme de 3 tableaux en fonction du type d écritures : Ecritures réelles Ecritures d ordre de section à section (042) Ecritures d ordre à l intérieur de la section (043) Page : 15 / 33 Investissement : Pour la section d investissement, vous pouvez choisir son sens («Dépenses» / «Recettes») et saisir les réalisations concernant la TEOM sur les articles concernés qui sont présentés sous forme de 3 tableaux en fonction du type d écritures : Ecritures réelles Ecritures d ordre de section à section (040) Ecritures d ordre à l intérieur de la section (041) Page : 16 / 33 Par le menu «Traitements», vous pouvez faire une affectation rapide des réalisations de la TEOM : Voici les différentes méthodes : Affectation d un pourcentage «des réalisations» ou : Affectation d un pourcentage «de la fonction» ou : Affectation d un pourcentage «du poste analytique 1» donné soit : Par remplacement soit : Par cumul de la TOEM existante Cliquer ensuite sur le bouton Visualiser le résultat 13. «Charges transférées» - Annexe A8 Cette annexe récapitule le financement de certaines charges de fonctionnement définies sur plusieurs années par le biais de la section d investissement. La section de fonctionnement devra rembourser la section d investissement sur la durée d étalement décidée par délibération. Compléter le tableau si nécessaire Page : 17 / 33 14. «Emplois des crédits communautaires (fonds européens)» - Annexe A12 Arrêté du 14 décembre 2009 relatif à l'instruction budgétaire et comptable M. 14 applicable aux communes et aux établissements publics communaux et intercommunaux à caractère administratif NOR: IOCB A En application de la circulaire n NOR INTB C du 11 août 2008 diffusée par l'instruction n M14-M52-M71 du 18 septembre 2008 publiée au Bulletin officiel de la comptabilité publique, cet état permet le suivi de la subvention globale pour répondre aux exigences européennes. Il convient de reproduire cet état pour chaque fonds européen géré. Il devra être joint au compte administratif. Saisie de l onglet «Fond européen» : Cliquer sur le bouton «Ajouter» Saisir le «Libellé du fonds européen géré» Page : 18 / 33 Saisie de l onglet «Subventions globales» : Saisir les recettes (fonds versés par l Etat à la collectivité gestionnaire) Saisir les dépenses (aides communautaires versées directement aux bénéficiaires) Saisir les dépenses justifiées par les bénéficiaires Saisie de l onglet «Assistance technique» Page : 19 / 33 15. «Etat des travaux en régie» - Annexe A11 Aller dans le menu «Traitements» Sélectionner «Récupération des informations à partir de la comptabilité (Corail)» ou utiliser le bouton. Valider si vous avez apporté une modification. Page : 20 / 33 16. «Contrat de Crédit Bail» - Annexe B1.3 Cette annexe récapitule l ensemble des contrats de crédit-bail en cours contractés par la collectivité en distinguant ce qui concerne le mobilier et l immobilier ainsi que le montant des redevances (N+1, N+2, N+3, N+4.) Compléter le tableau si nécessaire Déplacer l ascenseur vers la droite afin de le compléter intégralement 17. «Contrat de partenariat public-privé» - Annexe B1.4 Cette annexe liste les engagements de partenariat pour la collectivité et présente les enjeux financiers. Compléter le tableau si nécessaire Page : 21 / 33 18. «Engagements reçus et donnés» - Annexe B1.6 et B1.5 Onglet «Engagements reçus»: La collectivité peut avoir reçu des engagements de recettes émanant d organismes publics ou privés. Compléter le tableau si nécessaire Onglet «Engagements donnés» : La collectivité peut décider de subventionner certains organismes ou bien de participer à leur capital en répartissant la dépense sur plusieurs exercices. Compléter le tableau si nécessaire Page : 22 / 33 19. «Subventions versées» - Annexe B1.7 (*) Si vous avez suivi le paragraphe 1.4 p.7 de la notice Création, Saisie et Edition du Compte Administratif 2017, cette annexe doit être correcte, il vous suffit de vérifier les informations récupérées. S il y a des incohérences, vous devez revenir dans Corail effectuer les éventuelles modifications (cf. paragraphe 1.3 de la même notice). Sur cette annexe, vous avez la possibilité de récupérer les informations des subventions versées de Corail par le menu «Traitement» / «Réactualiser les informations à partir de la comptabilité (Corail)» ou en cliquant sur le bouton. Page : 23 / 33 Une édition de contrôle est disponible pour cette annexe par le menu «Traitement» / «Edition de contrôle». 20. «Situation des autorisations» - Annexe B2.1 et B2.2 Page : 24 / 33 Situation des Autorisation de Programmes et Crédit de Paiement (APCP) L APCP est un mécanisme de gestion qui permet à l assemblée délibérante d engager des opérations d investissement qui doivent s étaler sur plusieurs exercices sans mobiliser toutes les ressources nécessaires la première année et font l objet d un suivi comptable pluriannuel. Les APCP ne font pas l objet de RAR. Aller dans le menu «Traitements» Sélectionner «Réinitialiser les APCP/AECP du dernier BP transféré en comptabilité» ou utiliser le bouton. Valider si vous avez apporté une modification. Situation des Autorisations d Engagements et Crédits de Paiement (AECP) L AECP est l équivalent de l APCP mais pour la section de fonctionnement. Ils visent à engager certaines dépenses de fonctionnement sur plusieurs exercices. Les AECP ne font pas l objet de RAR. Compléter le tableau si vous avez des AECP Page : 25 / 33 21. «Recettes grevées d une affectation spéciale» - Annexe B3 Cette annexe permet de lister et d identifier les recettes d investissement dédiées à une réalisation d investissement. Cliquer sur le bouton «Ajouter» Compléter les informations demandées Cela concerne les amendes de police, les dons et legs et le FEDER (Fond Européen de Développement Régional). 22. «Etat du personnel» - Annexe C1.1 (*) Pour les collectivités ayant Parme, vous avez la possibilité de récupérer directement les données de vos agents sans avoir à les saisir : Le menu «Traitements» vous permet : d afficher tous les grades d effectuer une «Réactualisation des informations à partir de la paie (Parme)» ou utiliser le bouton. Vérifier tout de même les informations récupérées. Page : 26 / 33 Onglet «Agents titulaires» Les collectivités n ayant pas Parme devront saisir les informations concernant leurs agents : 2 onglets permettent de traiter respectivement : les agents titulaires les agents non titulaires. 2 boutons sur chaque onglet vous permettent : d insérer un titulaire ou non titulaire d enlever un titulaire ou non titulaire. Onglet «Agents non titulaires» Bien utiliser l ascenseur horizontal pour les agents non titulaires afin de vérifier toutes les colonnes (dernière colonne ; «Nature du contrat». Le nombre d emplois budgétaires est toujours un nombre entier (supérieur ou égal aux effectifs en ETP). L'équivalent temps plein (ETP) n'est plus calculé automatiquement. Les informations sont donc à renseigner. Les présences sont comptabilisées au 31/12/N pour le CA N (au 01/01/N pour les BP N). Page : 27 / 33 23. «Action de formation des élus» - Annexe C1.2 Cette annexe recense les formations financées sur l exercice au bénéfice des élus. Si vous avez des formations à déclarer et que vous utilisez Parme, vous pouvez récupérer les élus en allant dans le menu «Traitement» / «Récupération des élus de la paie (Parme)» ou utiliser le bouton. Compléter les informations demandées Il vous faut saisir aussi les élus non indemnisés et pour les collectivités n utilisant pas Parme, il vous faut tous les saisir. S il n y a aucune formation des élus, laissez l annexe vide. L article L du CGCT dispose que «les membres d un conseil municipal ont droit à une formation adaptée à leurs fonctions. Les frais de formation constituent une dépense obligatoire pour la commune, ils sont plafonnés à 20% du montant total des indemnités susceptibles d être allouées aux élus de la commune». Page : 28 / 33 24. «Organismes pour engagement financier» - Annexe C2 Cette annexe liste les engagements financiers pris par la collectivité dans d autres organismes, qu ils soient publics ou privés. Compléter le tableau si nécessaire 25. «Organismes de regroupement» - Annexe C3.1 (*) Cette annexe liste les organismes auxquels adhère la collectivité. Utiliser le menu «Traitements», / «Récupérer les informations depuis les subventions versées» afin de récupérer les données comptables provenant des subventions versées uniquement à l article 6554, ou cliquer sur le bouton Sinon :. Renseigner les informations demandées Sélectionner le «Type d organisme» à partir de la liste déroulante Saisir le «Nom de l organisme» Renseigner la «Date d adhésion», le «Mode de financement» et le «Montant du financement» Page : 29 / 33 26. «Etablissements publics créés, services individualisés, services assujettis à la TVA» - Annexe C3.2, C3.3 et C3.4 Cette annexe récapitule : Onglet «Etablissements publics créés» Etablissements publics créés par la collectivité (CCAS, Caisse des écoles) en précisant leur nature (SPA : Service Public Administratif ou SPIC : Service Public à caractère Industriel et Commercial) ainsi que leur assujettissement à la TVA. Onglet «Services individualisés dans un Budget Annexe» : pour les budgets annexes assujettis à la TVA tel que Lotissement. Onglet «Services assujettis à la TVA» pour les services assujettis à la TVA, mais non érigés en budgets annexes. Compléter les tableaux des 3 onglets si nécessaire. Page : 30 / 33 27. «Présentation agrégée» - Annexe C3.5 (*) Cette annexe permet de rattacher au Compte Administratif du budget principal tous les comptes administratifs concernant les budgets annexes. Il faut simplement sélectionner dans la liste déroulante le budget annexe agrégeable. Au préalable, il faut avoir créé les comptes administratifs de toutes les entités comptables de type «Budget annexe», avec un réglage du «Dossier budgétaire pour l agrégation» rens
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