AMBRE Version 5.0 Préparation, Création et Edition du Compte Administratif PDF

Description
AMBRE Version 5.0 Préparation, Création et Edition du Compte Administratif 2017 Date limite de vote du CA : avant le 30 juin Date limite de transmission à la Préfecture ou sous-préfecture du CA : avant

Please download to get full document.

View again

of 36
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Information
Category:

Healthcare

Publish on:

Views: 5 | Pages: 36

Extension: PDF | Download: 0

Share
Transcript
AMBRE Version 5.0 Préparation, Création et Edition du Compte Administratif 2017 Date limite de vote du CA : avant le 30 juin Date limite de transmission à la Préfecture ou sous-préfecture du CA : avant le 15 juillet 1. Vérification des Situations Comptables et Grands-Livres de chaque entité comptable (CORAIL) Recalcul de la situation comptable Edition des situations comptables et contrôle avec le Compte de Gestion Hélios du Comptable Edition du grand-livre et modification des mandats et/ou titres en historique Vérification des subventions versées Emprunts et Créances (pour les collectivités utilisant le logiciel RUBIS) Vérification et modification des tableaux d amortissement des emprunts Vérification et recalcul des ICNE (pour les collectivités concernées) Création des emprunts contractés dans l année (2017) Immobilisations et Subventions (CORAIL - IVOIRE) Vérification des nouveaux inventaires de Corail Augmentation de la valeur d achat ou de la Valeur Net Comptable (Ivoire) «Biens non amortissables» et «Travaux en cours» L adjonction sur biens amortissables Récupération et vérification des immobilisations - Ivoire AMBRE - Elaboration du Compte Administratif Création du dossier Compte Administratif Edition des états préparatoires Saisie et édition des annexes (cf. document annexé : Annexes du Compte Administratif 2017) Edition du Compte Administratif Exportation du Compte Administratif en un seul fichier pdf Préparation et édition des délibérations Page : 1 / 36 1. Vérification des Situations Comptables et Grands-Livres de chaque entité comptable (CORAIL) Une fois les écritures de fin d année traitées (cf. notices du 5 décembre 2017), vous devez effectuer les traitements et éditions suivantes : 1.1. Recalcul de la situation comptable Menu «Outils» Sélectionnez «Outils de maintenance» Sélectionnez «Recalcul de la situation» Cliquez sur le bouton «Calculer» Confirmer le lancement du calcul de la situation. Ce traitement recalcule les situations comptables et corrige éventuellement certaines incohérences et anomalies. Page : 2 / 36 1.2. Edition des situations comptables et contrôle avec le Compte de Gestion Hélios du Comptable Menu «Situations» Sélectionner «Situation comptable» En cliquant sur le triangle blanc précédent l intitulé «Situation comptable DEPENSES», vous pouvez décider du sens comptable que vous désirez contrôler (sens dépenses ou sens recettes). Vous pouvez choisir et affiner les recherches par : Le type de «Présentation» (par article, par opération ) Edition détaillée du budget ou non Le choix des sections («Investissement» ou «Fonctionnement») Le détail à l intérieur des sections (articles, chapitres, ) par les «Critères de recherche» Afficher les chapitres intermédiaires En sélectionnant uniquement un «Chapitre» réel ou d ordre (040, 041, 042 ou 043) La nature de l écriture («Ordre» ou «Réel»). Diverses options sont proposées : Possibilité d utiliser jusqu à 4 «Critères de recherche» Option «% de réalisation» Interface de gestion des présentations (comme dans le grand-livre) pour créer ses propres présentations. Cette interface est accessible depuis le bouton «Présentation» Possibilité de «Figer les colonnes de critères» dans la grille de résultats par une case à cocher. Possibilité d effacer les critères de recherche par le bouton Page : 3 / 36 1.3. Edition du grand-livre et modification des mandats et/ou titres en historique Si vous trouvez des différences entre le Compte de Gestion provenant d Hélios et les réalisations de l exercice en historique, vous devez effectuer les modifications nécessaires dans Corail. Pour cela, il faut suivre la démarche suivante : Editer un grand livre de l article sur lequel vous avez une différence Repérer le numéro de mandat et /ou de titre concerné Apporter les modifications sur le(s) mandat(s)/le(s) titre(s) mis en historique. Menu «Situations» Sélectionner «Grand-livre» En cliquant sur le triangle blanc précédent l intitulé «Grand-Livre DEPENSES», vous pouvez décider du sens comptable que vous désirez contrôler (sens dépenses ou sens recettes). Choisissez également : Le type de «Présentation» (par article, par opération ) Vos «Critères de recherche» Cliquer sur le bouton «Rechercher» Cliquer sur le bouton «Impr Page» afin de n éditer que la page en cours. Vous pourrez pointer le détail des écritures passées sur l article ou l opération sélectionnée. Page : 4 / 36 Depuis le Grand-livre des dépenses : Le bouton «Mandats (hist) 2017» permet d accéder à tous les mandats en historique concernant l article de dépense sélectionné. Depuis le Grand-livre des recettes : Le bouton «Titres (hist) 2017» permet d accéder à tous les titres en historique concernant l article de recette sélectionné. La modification à apporter peut concerner : l «Article» comptable l «Opération» d équipement la «Fonction» (si collectivité 3500h) le «Type d écritures» (Onglet «Compléments»)... Page : 5 / 36 Un message de confirmation de modification d un mandat de l historique vous est proposé signalant que si vous modifiez des montants, la situation comptable ainsi que les cumuls des bordereaux seront affectés. Si la modification porte sur l article comptable, la fonction ou l opération d équipement, l édition d un certificat de ré-imputation est proposée : Editer le certificat Faire signer le certificat par le Maire ou le Président Remettre au comptable ce certificat de ré-imputation. titres. La démarche décrite ci-dessus pour les mandats est strictement identique pour les Rappel sur les articles concernant une cession : Les cessions ne sont pas gérées de la même manière en M14 et en M4. En M14, l article de prévision budgétaire concerné par les cessions est le : 024 Les articles d exécution concernés par les cessions sont : 2xxx, 192, 675, 676, 775, 776 Le compte de gestion Hélios fait apparaître des prévisions budgétaires aux articles d exécution de cession (2xxx, 192, 675, 676, 775, 776) alors que dans Corail vous n avez que des réalisations. Ceci est conforme à l instruction budgétaire, car ces articles ne sont que des articles d exécution. Hélios affecte automatiquement des prévisions budgétaires sur ces articles (Décision modificative technique). Les trésoreries ne peuvent pas vous obliger à faire des «DM techniques» pour budgétiser les articles d exécution de la cession, c est contraire à l instruction budgétaire. Il en résulte qu au Compte Administratif la colonne «Crédits ouverts» ne fera apparaître aucune ouverture de crédits sur ces articles. En M4, les articles de prévision et d exécution concernés par les cessions sont : 2xxx, 667, 675, 775. Page : 6 / 36 1.4. Vérification des subventions versées Rappel sur la démarche de gestion des subventions versées prévues depuis le Budget Primitif : Saisie des subventions versées dans le budget primitif (Ambre) Mandatement impérativement par le menu «Dépenses» / «Mandatement des subventions versées» (Corail) L annexe «Subventions versées» du Compte Administratif est alimentée automatiquement des prévisions budgétaires ainsi que des réalisations. Comment vérifier si les subventions versées sont bien rattachées aux mandats? Menu «Tiers / Marchés» Sélectionner «Subventions versées» Vous devez vérifier, par subvention versée, la réalisation : Soit par la zone «Réalisé» Soit par la «Liste des mandats de subvention» qui affiche le(s) mandat(s) émis (date d émission, N de mandat, N de bordereau, objet, montant). Page : 7 / 36 Dans le menu «Dépenses» / «Mandatement des subventions versées» vous pouvez également visualiser : «Les subventions non mandatées» «les subventions non soldées (montant mandaté = solde)». Cela permet de contrôler rapidement le mandatement des subventions et de savoir s il a été généré par ce menu. Si les subventions n ont pas été générées par ce menu, elles seront toutes «non mandatées». A ce moment là, il faudra rattacher manuellement chaque subvention au mandat correspondant en historique. Comment rattacher manuellement la subvention versée au mandat en historique? Aller dans le menu «Dépenses» /«Mandat en historique» : Effectuer une recherche par article ou par numéro de mandats Aller dans l onglet «Délai / Subvention» Ouvrir la liste déroulante des «Subventions» Sélectionner la subvention concernée Valider la modification Page : 8 / 36 Il faut impérativement respecter les 3 clauses suivantes : Le tiers de la subvention doit être identique au tiers du mandat L article de la subvention doit être identique à l article du mandat La zone description de la subvention doit être renseignée. Si vous ne trouvez pas de subvention à rattacher cela signifie qu une des 3 clauses n est pas respectée. Comment rattacher manuellement une nouvelle subvention prévue en cours d exercice par une décision modificative? Il faut tout d abord créer cette nouvelle subvention versée : Aller dans le menu «Tiers/Marchés» Sélectionner «Subventions versées» Cliquer sur le bouton «Ajouter» Saisir les informations concernant la subvention Saisir le montant de la subvention dans la zone «DM ou VC» Valider la création. Une fois la nouvelle subvention créée, vous devez la rattacher manuellement au mandat en historique en suivant la démarche décrite précédemment. En allant dans le menu «Traitements», vous pouvez : Accéder directement au menu «Mandatement des subventions versées» Imprimer un état de contrôle des subventions Modifier manuellement le réalisé de la subvention Page : 9 / 36 Vous pouvez donc éditer un état de contrôle : Menu «Traitements» Sélectionner «Impression des subventions» Ce menu permet d imprimer : Une situation des subventions Un historique des mandatements des subventions. Une situation synthétique des subventions des 3 derniers exercices Selon des critères distincts : Tous les tiers ou bien un tiers précis Par article d imputation Sur un ou plusieurs exercices comptables Sur une période donnée Trié par tiers ou par article. Page : 10 / 36 2. Emprunts et Créances (pour les collectivités utilisant le logiciel RUBIS) 2.1. Vérification et modification des tableaux d amortissement des emprunts Les tableaux d amortissement des emprunts doivent être corrects. Ces informations sont récupérées automatiquement dans Ambre lors de la création du dossier du Compte Administratif afin d alimenter les annexes de l état de la dette. Pour effectuer les vérifications, ouvrir Rubis puis : Aller dans le menu «Emprunts et créances / Emprunts» Aller dans le menu «Traitements / Impression des emprunts» Choisir l option «Tableau d amortissement» Choisir l option «Tous les emprunts» Cocher «Trier par Numéro d emprunt» Cliquer sur le bouton «Aperçu» Imprimer les tableaux d amortissements et pointer les avec ceux des organismes financiers. Page : 11 / 36 Comment modifier un tableau d amortissement? Si une erreur s est glissée dans un tableau d amortissement, vous devez effectuer les modifications nécessaires. Suivre la démarche suivante : Rechercher l emprunt concerné Sélectionner le dans la liste Aller sur l onglet «Tableau d amort.» Modifier le montant erroné. La ligne se colore en rose, ce qui signifie que l échéance a été modifiée manuellement et ne surtout pas recalculer le tableau d amortissement de l emprunt Les boutons et permettent de réajuster les centimes d euro pour le capital et les intérêts. Pour les collectivités qui mandatent les emprunts depuis Rubis : Les lignes vertes correspondent aux échéances engagées et/ou mandatées. Pour les collectivités qui ne mandatent pas leurs emprunts depuis Rubis : Vous pouvez marquer manuellement vos échéances comme remboursées (couleur verte) en allant dans : Menu «Traitement» Sélectionner «Marquer les échéances antérieures à l état remboursé». Page : 12 / 36 2.2. Vérification et recalcul des ICNE (pour les collectivités concernées) Les ICNE doivent être corrects. Nous avons abordé ce point dans la notice «Opérations comptables de fin d'exercice 2017» pour les «Communes de hts» de la formation de groupe du 5 décembre Comment vérifier les ICNE? Rester sur l onglet «Tableau d amort.» de l emprunt Déplacer «l ascenseur horizontal» vers la droite afin de visualiser les ICNE. Comment recalculer si nécessaire les ICNE? Si vous détectez une erreur, vous devez recalculer les ICNE de l emprunt : Aller dans le menu «Traitements» Sélectionner «Recalculer les montants ICNE» Sélectionner «Calculer les ICNE pour l emprunt en cours :» Cliquer sur le bouton «Calculer». Page : 13 / 36 2.3. Création des emprunts contractés dans l année (2017) Vous devez impérativement créer les emprunts contractés en 2017, même si la première échéance est en L annexe «Etat de la dette» d un Compte Administratif exige la dette au 31/12/N donc tous les emprunts contractés jusqu au 31/12/2017 inclus doivent y figurer. Aller dans le menu «Emprunts et créances» Sélectionner «Emprunts» Cliquer sur le bouton «Ajouter» Saisir toutes les informations concernant cet emprunt Renseigner les champs «Structure» et «Index lié» Calculer son tableau d amortissement Vérifier le avec celui de l organisme prêteur Saisir également les informations demandées dans les onglets «Comptabilité» et «Frais / Divers» Suivre la même procédure pour les emprunts garantis pour un tiers et les créances créées par une collectivité. Page : 14 / 36 3. Immobilisations et Subventions (CORAIL - IVOIRE) 3.1. Vérification des nouveaux inventaires de Corail Chaque collectivité doit impérativement mettre à jour son inventaire dans Corail et le contrôler avec l état de l actif du Comptable. Pour tout problème d inventaire, il vous faut tout d abord en aviser votre trésorier et faire un point avec lui. Une action d accompagnement est organisée au niveau départemental par la DDFIP, en partenariat avec le CDG, animée par Sigrid Deschamps, référent inventaire. Le pôle informatique peut vous aider concernant les diverses modifications et mises à jour de l inventaire ainsi que des amortissements. Menu «Inventaire» Sélectionner «Inventaire» Vérifier les inventaires 2017 Apporter vos modifications (si nécessaire) et valider les. Les zones suivantes sont obligatoires : Regroup. comptable Type de bien Nature de bien Valeur d origine d achat Quantité Unité Page : 15 / 36 3.2. Augmentation de la valeur d achat ou de la Valeur Net Comptable (Ivoire) «Biens non amortissables» et «Travaux en cours» Pour les types de bien «Biens non amortissables» et «Travaux en cours», il est possible d augmenter automatiquement la valeur du bien à partir des écritures comptables. Il suffit de cocher dans Environnement - Gestion de la configuration des collectivités - Réglages : «Augmentation automatique de la valeur des biens de type non amortissable et de type travaux en cours» L adjonction sur biens amortissables Pour les biens dont on gère l amortissement, il est possible de réaliser des adjonctions dans le Menu «Immobilisations» : Menu «Traitements» Sélectionner «Adjonction sur des biens amortissables» Page : 16 / 36 Cliquer sur ou pour sélectionner ou ajouter le bien concerné. Cliquer sur Sélectionner l année au cours de laquelle l adjonction sera effectuée. Cliquer sur Page : 17 / 36 Saisir la valeur de l adjonction. Dans la rubrique Pour information, on trouve les écritures attachées à ce bien, Ivoire propose une valeur «estimée» de l adjonction. Cliquer sur La valeur nette comptable du bien est augmentée de l adjonction et le tableau d amortissement est automatiquement modifié à partir de l exercice suivant l adjonction Page : 18 / 36 Ivoire propose l édition d un certificat de prise en charge de l adjonction Récupération et vérification des immobilisations - Ivoire Pour les collectivités qui amortissent, une fois l inventaire à jour, il vous reste à : Lancer Ivoire Récupérer les inventaires présents en Comptabilité mais pas encore intégrés dans Ivoire Calculer et vérifier les tableaux d amortissements Page : 19 / 36 En ouvrant Ivoire, un tableau liste les inventaires non récupérés. Vous pouvez les trier par : N Inventaire Description Type de biens Montant Cocher les inventaires à récupérer Cliquer sur le bouton «Récupération» Une fois la récupération faite, vous devez vérifier et compléter si nécessaire chaque inventaire récupéré. Aller dans le menu «Immobilisations et Subventions» Sélectionner «Immobilisations» Page : 20 / 36 Sur le nouveau bien récupéré dans Ivoire, vous devez obligatoirement vérifier et renseigner si nécessaire les zones suivantes : «Regroup. comptable» «Type de bien» «Nature du bien» «Date d achat» «Montant» «Quantités» «Unités» «Année de début» «Durée» qui est liée à la nature du bien Si ces zones sont renseignées correctement dans Corail, elles le seront dans Ivoire. La gestion de : Services utilisateurs, Lieux, Natures des biens, Motifs de sortie, Contrat d assurance dépend d Ivoire depuis le menu «Environnement». Vérifier l onglet «Tableau Amort» - L onglet «Cession/Sortie» permet de visualiser les informations relatives à la cession du bien. - Renseigner l onglet «Imput. Comptables» - L onglet «Ecrit. Comptables» récapitule sous forme de tableaux les écritures comptables d amortissement. Nous contacter si vous rencontrez des problèmes dans Ivoire. Page : 21 / 36 4. AMBRE - Elaboration du Compte Administratif Création du dossier Compte Administratif 2017 Ambre intègre également les maquettes des Comptes Administratifs 2014 M22 et M4x avec les annexes correspondantes. Nous traiterons un Compte Administratif M14. Menu «Environnement» Sélectionner «Gestion des dossiers budgétaires» Cliquer sur le bouton «Ajouter» pour créer un nouveau budget, et compléter les zones suivantes de l onglet «Dossier Budgétaire» : À l ouverture, Ambre demande un dossier budgétaire. Avant de pouvoir créer le compte administratif 2017, il faut sélectionner un dossier déjà existant, par exemple «Commune 2017 BP». Budget / CA : Sélectionner «Compte Administratif» dans la liste Année : Saisir «2017» Collectivité : Sélectionner le Nom de la collectivité dans la liste Titre : le nom de la collectivité est repris Zone libre : «CA 2017» s inscrit automatiquement N INSEE : numéro département (2 ou 3 car) + code arrondissement (1 car) + code canton (2 car) + code Insee collectivité (3 car) ex: pour Hautesvignes (cf. liste des codes arrondissements et cantons page suivante) Poste comptable : saisir le nom de votre trésorerie Vérifier ou modifier les options qui correspondent à votre type de maquette budgétaire dans la partie «Cadre comptable et présentation» Valider votre création. Les collectivités ayant moins de 500 habitants mais ayant opté pour une présentation de moins de 3500 habitants doivent le signaler en cochant l option correspondante. Les collectivités ayant des budgets annexes assujettis à la tva doivent également cocher l option correspondante. Page : 22 / 36 Code départemen Nom du département Code arrondisseme 47 Lot-et-Garonne 1 Agen 47 Lot-et-Garonne 2 Marmande 47 Lot-et-Garonne 4 Nérac Nom de l'arrondissement 47 Lot-et-Garonne 3 Villeneuve-sur-Lot Code canton 01 Agen-1 02 Agen-2 03 Agen-3 04 Agen-4 05 L' Albret 06 Le Confluent Nom du canton 07 Les Coteaux de Guyenne 08 Les Forêts de Gascogne 09 Le Fumélois 10 Le Haut Agenais Périgord 11 Lavardac 12 Le Livradais 13 Marmande-1 14 Marmande-2 15 L' Ouest agenais 16 Le Pays de Serres 17 Le Sud-Est agenais 18 Tonneins 19 Le Val du Dropt 20 Villeneuve-sur-Lot-1 21 Villeneuve-sur-Lot-2 Source : INSEE population légale 2014 en vigueur au 01/01/2017 https://www.insee.fr/fr/statistiques/fichier/ /dep47.xls Page : 23 / 36 Onglets «Budget et Réglages» La plupart des éléments des onglets «Budget et réglages» sont grisés car le paramétrage est récupéré du dossier comptable correspondant de Corail. Suite à la réforme des éditions «Page de garde» et «Modalités de vote» pour les maquettes 2014, beaucoup de paramètres ont été ajoutés, il y a donc désormais 2 onglets «Budget et réglages». Onglet «Budget et réglages (1)». Si vous avez Rubis, n oubliez pas de cocher l option qui récupèrera les emprunts. Page : 24 / 36 Onglet «Budget et réglages (2)». «Dossier budgétaire pour l
Related Search
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks